(१) बेकम्मा भएका सामानहरु जचाँउन फर्मेशन, युनिट र डिपोहरुले नेपाल सरकारबाट आदेशद्वारा तोकिएको फाराममा लेखिए बमोजिम सो सामानहरुको विवरण स्पष्ट खोली र सम्बन्धित कागजातहरु समेत संलग्न राखी सम्बन्धित समिति समक्ष पेश गर्नु पर्छ । सम्बन्धित फर्मेशन, युनिट, सबयुनिट तथा डिपोहरुले सो कार्य विवरण बैठक बस्ने समयभन्दा अगाडि तयार पारी सक्नु पर्छ र सम्बन्धित समितिलाई बेकम्मा भएको सबै सामानहरु जचाँउनु पर्छ ।

(२) फर्मेशन, गण, गुल्मले समितिको समक्ष पेश गर्ने कार्य विवरणमा देहायका कुराहरु खुलाउनु पर्छ र तर स्टोरमा रहेका सामानहरुको हकमा डिपोको कार्य विवरणमा समावेश गर्नु पर्ने कुराहरु पनि खुलाउनु पर्छः–

(क) जचाँउने सामानहरु र ई.आई., पर्शनल, बालगिरी, जिम्माबारी कुन रुपमा झिकेको हो ?
(ख) ई.आई. जतिको हकमा सो प्रयोग गर्ने व्यक्तिको नाम वा नम्बर ।
(ग) सामानको नामावली, नाप, तौल, किसिम जे जति छ, से्रस्ता बमोजिम उल्लेख गर्ने ।
(घ) सो सामान कहा“बाट, कहिले कुन अवस्थाको झिकेको वा आम्दानी भएको हो ?
(ङ) प्रत्येक सामानको श्रेस्ता बमोजिमको मोल ।
(च) श्रेस्तामा मोल नखुलेमा कैफियतमा मोल नखुलेको कारण र अन्दाजी मोल ।
(छ) सामानको खप्ने अवधि र कहिलेदेखि कहिलेसम्म प्रयोगमा आएको ? सो अवधि ।
(ज) सम्बन्धित प्रमाणित कागजातहरु ।
(झ) अरु कुनै विशेष कुरा भए सो ।

(३) डिपोको कार्य विवरणमा देहायका कुराहरु खुलाउनु पर्छः–

(क) पेश भएको सामान बालगिरी दिई बेकम्मा भएको देखिएमा सो बालगिरी दिएको सामान नया“ मौज्दात (स्टक) बाट वा पार्टवर्नबाट गएको हो ।
(ख) बालगिरी दिएकोमा लाने युनिट वा व्यक्तिको नाम साथै बेकम्मा भई बालगिरी से्रस्तामा उल्लेख भए बमोजिमको फिर्ता आएको मिति ।
(ग) स्टोर वा गु्रपमै बेकम्मा भएकोमा स्टोर वा गु्रप इन्चार्जको रिपोर्ट समेतलाई सामेल राख्ने ।
(घ) उपनियम (२) को खण्ड (ग) देखि (झ) सम्मको कुराहरु ।
(ङ) डिपोमा भएको बेचल्ती भै काममा नआउने सामान जति समितिको समक्ष पेश गर्ने ।

(४) बैठक बस्ने सूचना पाएपछि सम्बन्धित फर्मेशन, डिपो युनिटहरुले कार्य विवरण बमोजिमको सामानहरु क्रमानुसार मिलाई र सामान जा“च्ने गन्ती गर्न समेत सुविधा हुने गरी तजवीज साथ राख्नु पर्छ ।

(५) समितिले सामानहरु देखाउने विषयमा निर्देशन दिएकोमा सोही बमोजिम तयार गरी राख्नु पर्छ । समितिले हेर्न चाहेमा त्यसलाई सम्बन्धित कागजातहरु पनि तुरुन्त देखाउन सक्ने गरी तयार पारी राख्नु पर्छ ।

स्पष्टीकरण ः यो नियम बमोजिम सबै सामानहरु र सम्बन्धित कागजातहरु तयार गराउने सम्पूर्ण जिम्मेवारी डिपोको हकमा डिपो कमाण्डर र फर्मेशन, युनिट र सबयुनिटको हकमा प्रबन्ध अधिकृतको काम गर्ने अधिकृतमा रहने छ ।